Surat pernyataan kebenaran dokumen dapat menjadi penentu kelancaran pendaftaran SPMB. Jika isi surat tidak sesuai atau ada data yang keliru, risiko pembatalan hasil seleksi bisa muncul sejak tahap verifikasi berkas.
Berkas ini menegaskan bahwa seluruh data yang diajukan calon murid benar, asli, dan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam pendaftaran yang banyak dilakukan secara daring, surat pernyataan juga berfungsi sebagai pengikat tanggung jawab moral dan hukum antara pendaftar dan panitia.
Isi yang tidak boleh terlewat
Secara umum, surat ini memuat identitas calon murid dan orang tua atau wali. Informasi yang biasanya dicantumkan antara lain nama, NIK, tempat dan tanggal lahir, alamat, asal sekolah, pekerjaan orang tua atau wali, serta nomor ponsel bila diperlukan.
Bagian terpenting berisi pernyataan bahwa seluruh data, informasi, dan dokumen pendaftaran adalah benar, asli, serta sesuai keadaan sebenarnya. Pada bagian ini, pendaftar juga menyatakan bahwa seluruh berkas dapat dipertanggungjawabkan.
Surat tersebut perlu memuat kesediaan menerima sanksi jika di kemudian hari ditemukan data tidak benar, dokumen palsu, atau ketidaksesuaian informasi. Konsekuensinya dapat berupa pembatalan hasil seleksi atau pembatalan penerimaan sesuai ketentuan yang berlaku.
Di bagian akhir, surat biasanya ditutup dengan keterangan bahwa dokumen dibuat dengan sadar dan tanpa paksaan. Tempat, tanggal, tanda tangan, nama jelas, dan materai Rp10.000 umumnya turut dicantumkan untuk memperkuat kekuatan hukum pernyataan.
Format yang umum dipakai
Ada format pernyataan bersama yang ditandatangani calon murid dan orang tua atau wali dalam satu dokumen. Dalam bentuk ini, identitas kedua pihak ditulis lengkap, lalu disusul pernyataan bahwa data dan dokumen yang dipakai untuk pendaftaran SPMB benar dan asli.
Format lain dibuat lebih ringkas dan terstruktur dalam poin. Identitas calon murid dan orang tua atau wali dipisahkan dengan penomoran agar mudah dibaca saat proses verifikasi berkas.
Selain itu, ada pula format yang menempatkan orang tua atau wali sebagai pihak utama pembuat pernyataan. Model ini biasanya memuat identitas pribadi orang tua atau wali, lalu identitas calon murid yang diwakili, seperti nama, NISN, dan sekolah asal.
Hal yang perlu dicek sebelum ditandatangani
Format surat tidak selalu sama di setiap daerah atau sekolah, tetapi unsur pokoknya harus mengikuti ketentuan panitia SPMB setempat. Karena itu, pendaftar perlu memastikan identitas yang ditulis sama persis dengan dokumen resmi yang diunggah.
Tanda tangan juga tidak boleh diabaikan, karena pada banyak format surat harus ditandatangani oleh calon murid dan orang tua atau wali. Dalam beberapa ketentuan, hanya orang tua atau wali yang menandatangani sebagai pihak yang membuat pernyataan.
Penggunaan materai Rp10.000 kerap disyaratkan agar surat memiliki bobot hukum yang lebih kuat. Setelah semua bagian diperiksa, surat sebaiknya dibaca ulang sebelum dicetak atau diunggah agar tidak ada kesalahan administratif yang menghambat verifikasi.
